I requisiti funzionali di un magazzino moderno

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Una moderna, efficiente, efficace e sicura gestione delle attività di logistica di magazzino richiede da parte delle aziende un approccio sistemico nella valutazione delle merci da tenere a scorta, nella corretta gestione dei flussi in-bound e out-bound e nella definizione di un corretto layout degli spazi di stoccaggio.

Nelle attività di logistica di magazzino per garantire i nuovi standard di sicurezza, conseguenti al Covid-19 si è stimato un calo di produttività per gli addetti ai lavori variabile tra il 6 – 10% con un conseguente incremento dei costi. L’intera filiera del trasporto merci e della logistica è soggetta all’esposizione al coronavirus che sta causando l’epidemia di Covid-19 e nelle attività di magazzino i più esposti sono gli operatori di magazzino addetti alle operazioni di carico e scarico delle merci, alla accettazione e controllo quanti qualitativo nei flussi in ingresso e uscita. Le azioni per ridurre i rischi di contaminazione del personale e per gestire in sicurezza le attività di logistica di magazzino sono molteplici e interessano la ripartizione delle aree e percorsi nei magazzini, le misure di auto-protezione del personale, l’impiego e sanificazione di dispositivi e/o attrezzi di lavoro tra il personale all’interno dello stesso turno di lavoro, l’adozione di un protocollo per garantire il rispetto delle distanze di sicurezza, l’organizzazione delle attività di ritiro e consegna delle merci da parte degli autisti e la turnazione responsabile del personale di magazzino.

Come ruotano i prodotti a magazzino

L’indice di rotazione del magazzino è un utile strumento di controllo delle scorte e rappresenta il rapporto fra le uscite di un periodo e la giacenza media relativa allo stesso periodo. Questo indice evidenzia quali sono gli articoli che permangono per poco tempo in azienda – ad alta rotazione – e quelli che, invece, vi rimangono più a lungo – a bassa rotazione. Anche se nel settore idrotermosanitario, molte volte la disponibilità a stock dei prodotti può rappresentare un forte vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza.

In ogni caso, le merci stoccate in magazzino costano: occupano spazio, necessitano di manutenzione, rischiano l’obsolescenza o il deperimento e, soprattutto, rappresentano un capitale fisico e finanziario immobilizzato che introduce costi diretti e indiretti. Il periodo di riferimento può avere un’ampiezza che varia, a seconda delle scelte dell’operatore, tra uno e dodici mesi. Questo indice, inoltre, può venire calcolato per singolo articolo, per famiglie di articoli o, anche per l’intera quantità di prodotti a stock nel magazzino.

Le diverse tipologie di magazzino

I magazzini sono classificabili in base alla loro collaborazione all’interno della catena logistica che va dai fornitori, passando per la produzione e/o trasformazione dei materiali fino alla distribuzione finale alla clientela. Possiamo ripartirli tra magazzini di fabbrica, magazzini inter-operazionali, magazzini semilavorati-componenti, depositi di prodotti finiti, magazzini distributivi, magazzini centrali, centri distributivi (più conosciuti come Ce.Di.) magazzini periferici-regionali e transit point.

I magazzini di fabbrica sono luoghi di deposito di materie prime, materie di confezionamento, depositi inter-operazionali o di semilavorati e depositi prodotti finiti.

Nei magazzini di materie prime vengono toccate le materie prime provenienti da diversi fornitori, in attesa che questa vengano utilizzate nell’ambito del processo produttivo.

I magazzini inter-operazionali sono invece depositi di fabbrica che vengono inseriti tra una fase e l’altra del processo produttivo (spesso sono localizzati in specifiche aree all’interno degli stabilimenti di produzione). Tra gli addetti ai lavori questi magazzini vengono chiamati “polmoni” in quanto consentono alla produzione di “respirare”, ovvero permettono ai diversi reparti di lavorare con i propri ritmi produttivi.

I magazzini contenenti semilavorati o componenti possono avere uno spazio proprio oppure I essere collocati a bordo linea di assemblaggio.

Ai depositi di prodotti finiti spetta il compito di raccogliere il prodotto in uscita dalle linee produttive, per essere “messo a stock” in attesa di essere venduto o trasferito alle piattaforme di distribuzione.

Nei magazzini distributivi vengono stoccati i prodotti finiti di una azienda e da qui vengono allestiti gli ordine per rispondere alle esigenze della clientela. A seconda delle funzioni svolte, della rete logistico distributiva di una azienda e del bacino di utenza servibile, queste strutture posso essere ripartite rispettivamente in:

  • magazzini centrali, sono il punto di partenza del canale logistico distributivo, rispondono alla funzione di smistamento e distribuzione delle merci, ma anche a quella di stoccaggio dei prodotti finiti. Sono solitamente adiacenti agli stabilimenti di produzione e vengono definiti magazzini di fabbrica, se sono a servizio di aziende manifatturiere. Nel caso di aziende di distribuzione o del commercio, come ad esempio: grossisti, distributori e Grande Distribuzione Organizzata, i magazzini sono generalmente connessi a una rete distributiva a uno o più livelli e hanno la funzione principale di centro di stoccaggio dei prodotti commercializzati.
  • I Centri Distributivi (Ce.Di.) sono collocati in una posizione intermediaria all’interno della rete distributiva, ai quali fanno capo i materiali provenienti da diversi fornitori e/o stabilimenti di produzione. Tramite questi depositi è possibile preparare gli ordini multi-prodotto destinati ai diversi clienti della zona servita. Questa è la tipica struttura utilizzata dalle principali catene della Grande distribuzione per servire la propria rete di vendita.
  • I magazzini periferici e regionali sono strutture che si caratterizzano in prevalenza per funzioni di picking manuale e massivo nell’allestimento e preparazione degli ordini e nell’organizzazione dello smistamento e affidamento delle merci alle organizzazioni del trasporto come corrieri, trasportatori e MTO. I Ce.Di. normalmente vengono collocati in prossimità delle aree geografiche con una maggiore concentrazione di clienti e la loro funzione è quella di garantire un elevato livello di servizio ai clienti in termine di velocità di allestimento, preparazione e consegna delle merci. È una struttura tipica in settori – come appunto quello del comparto dei prodotti idrotermosanitari – dove la vicinanza dei depositi a installatori, punti vendita, etc. garantisce la disponibilità di una ampia gamma di prodotti con tempi di consegna estremamente contenuti.
  • I transit point o piattaforme di transito, sono infrastrutture in cui le merci provenienti da magazzini centrali o CE.Di. generalmente a carico completo (FTL – Full Truck Load), vengono successivamente smistate e trasferite nel giro di poco tempo su automezzi di piccole dimensioni per la consegna finale ai clienti in virtù di una ottimizzazione dei costi di trasporto e distribuzione. Nei transit point le merci vengono definite scorte di merce in transito o resi dei clienti.

I livelli di rete logistica

L’inserimento di magazzini intermediari all’interno della rete logistica aziendale si rende necessaria in relazione a due fattori fondamentali e precisamente:

– aumento del livello di servizio al cliente, localizzando il prodotto finito il più vicino possibile ai clienti per soddisfare la domanda nei tempi desiderati.

– riduzione dei costi logistici, raggruppando le spedizioni di diversi prodotti in modo da ottenere significative economie di trasporto. È il tipico caso dei Ce.Di., che raccolgono le merci provenienti da numerosi fornitori e riforniscono la clientela ottimizzando i carichi attraverso il raggruppamento di prodotti diversi.

La struttura del sistema distributivo, ossia il numero di livelli e il numero di depositi per livello, dipende fortemente dal settore che si sta considerando. Per quanto concerne i livelli della rete si possono distinguere tre tipologie di reti e precisamente:

rete distributiva a un livello: tra il luogo in cui viene prodotto il bene e il cliente vi è di mezzo un magazzino, detto deposito centrale il ruolo del deposito centrale è quello di ottimizzare il trasferimento della merce dai punti di origine ai punti di consegna e garantire la completezza di gamma dei prodotti della stessa azienda. I flussi fisici gestiti presso il deposito centrale possono essere di due tipi:

– merci a scorta: l’ordine del cliente o dl punto vendita è soddisfatto a partire dallo stock presente nel magazzino centrale. Gli operatori del magazzino cercano i prodotti richiesti dal cliente, nelle giuste quantità all’interno del magazzino e preparano le unità di carico che andranno consegnate al cliente stesso;

– merci in transito (cross-docking): l’ordine del cliente o del punto di vendita è soddisfatto direttamente dal fornitore, il quale invia al magazzino centrale l’intero quantitativo richiesto già imballato come unità di carico. In pratica nei cross-docking vengono combinate le scorte provenienti da diversi fornitori e preparati gli ordini da consegnare alla clientela. L’attività di cross-docking richiede la massima precisione e puntualità nelle consegne effettuate da ciascun produttore, poiché, immediatamente dopo l’arrivo e lo scarico a magazzino dei prodotti, questi ultimi vengono smistati per raggiungere la destinazione finale.

rete distributiva a due livelli, tra gli stabilimenti produttivi e i clienti vi sono un primo livello di stock presso il deposito centrale e un secondo livello di stock presso una rete di depositi periferici a esso collegata. I depositi periferici consentono di razionalizzare i trasporti provenienti dal livello superiore della rete (depositi centrali) e permettono di essere “vicini” ai punti di consegna. Nei depositi periferici sono presenti le scorte necessarie a far fronte alla domanda dei clienti finali di loro pertinenza geografica. In una rete a due livelli, sono presenti tre passaggi fisici delle scorte:

  1. fabbrica/deposito centrale: viene chiamato rifornimento e avviene con la trazione primaria, tipicamente a carico completo. In questa fase, l’obiettivo è quello di saturare il più possibile l’automezzo senza lasciare spazi vuoti, in modo tale da ottimizzare i costi derivanti dal trasporto su più prodotti trasportati;
  2. deposito centrale/deposito periferico: con automezzi a carico completo che riforniscono il deposito periferico, in modo tale da evitare le rotture di stock (mancanza del prodotto);
  3. deposito periferico/cliente: detto anche di distribuzione, ha l’obiettivo di fare in modo che ogni cliente riceva la merce entro una data prestabilita, rispettando così il livello di servizio promesso in fase di vendita. In questa ultima fase, a differenza delle precedenti, il trasporto e guidato dalle richieste dei clienti e non e pianificato in funzione delle logiche di ottimizzazione dell’azienda.

– reti distributive miste, tra gli stabilimenti e i clienti (o punti vendita), possono esserci diversi tipi di magazzino quali depositi centrali, depositi periferici e transit point. Questa è di fatto la soluzione più diffusa, in quanto una delle parole chiave nella logistica è “differenziare il servizio” e quindi le logiche di consegna ai clienti in relazione alle loro specifiche esigenze. In definitiva, il cliente potrà essere servito direttamente dal deposito centrale, dal deposito periferico o da una piattaforma periferica.

Come sfruttare lo spazio e quali sono i criteri di gestione del magazzino

Le politiche di gestione e destinazione degli spazi di magazzino per le merci più diffusi sono rispettivamente:

a) assegnazione di aree fisse di magazzino a specifiche unità di carico: ad ogni prodotto viene attribuito un certo spazio o numero di posti pallet della soluzione di logistica di magazzino delle dimensioni pari allo stock massimo previsto. Questo significa che in caso di riduzione delle quantità a scorta dello specifico codice di prodotto, l’area riservata risulterà inutilizzata;

b) assegnazione casuale dei codici di articolo prodotto a stock sulla scaffalatura: ogni articolo viene stoccato nel primo posto libero a disposizione secondo una logica che tende a premiare la rapidità della messa a scaffale dei prodotti. Questo sistema ottimizza l’utilizzazione dello spazio ma, dato che lo stesso prodotto può trovarsi in posizioni diverse del magazzino, è applicabile solamente ad imprese che movimentano poche referenze di prodotto o che in alternativa (nel caso di un numero elevato di codici di articolo) dispongano di un software che permetta di controllare e monitorare la gestione delle ubicazioni dei prodotti a magazzino;

c) ripartizione degli spazi di magazzino in relazione all’indice di rotazione dei prodotti (classe A, B e C): in questo caso le aree di magazzino vengono ripartite in funzione dell’indice di rotazione dei singoli codici di prodotto (classe A alta rotazione, classe B media rotazione e classe C bassa rotazione) predisponendo specifiche zone a pavimento e in altezza di stoccaggio. All’interno di tali aree vige il principio di banalizzazione, secondo il quale i prodotti vengono collocati casualmente. Si possono assegnare agli spazi più accessibili le referenze dotate di maggiore rotazione oppure suddividere il magazzino in base a categorie merceologiche.

Il flusso del materiale e le scelte del layout del magazzino

Il flusso di materiali all’interno di qualsiasi magazzino inizia e termina nell’area di ricevimento/spedizione della merce. Le aree caratterizzanti un magazzino sono molteplici e precisamente:

– disposizione dell’area di ricevimento e spedizione;

– zona di accesso e manovra dei mezzi di trasporto;

– orientamento delle baie di carico e scarico;

– dispositivi di attacco e sicurezza a magazzino;

– tipologia di attrezzatura delle rampe o ribalte di carico/scarico;

– possibilità di utilizzare sistemi automatizzati di carico/scarico.

Il magazzino è composto da diverse aree funzionali che devono posizionarsi seguendo le logiche di ingresso, stoccaggio e uscita dei prodotti. Esistono diversi modi in cui possono essere organizzate le aree in funzione di alcune variabili. Ogni area funzionale deve consentire il raggiungimento di specifiche prestazioni in funzione alla tipologia di magazzino e della tipologia di flusso della merce.

In generale le aziende hanno adottato tre tipi di suddivisione delle principali aree di magazzino e precisamente:

layout a flusso lineare: la merce ha un flusso di materia in un’unica direzione. Questo layout sarebbe la soluzione ideale perchè non ci sono sovrapposizioni di attività e/o incroci di flussi di merce in lavorazione nelle diverse aree del magazzino;

layout a flusso a “U”: questa soluzione prevede che l’area di ricevimento e quella di spedizione siano adiacenti sullo stesso lato del magazzino. Se queste aree non sono fisicamente separate tra flussi in ingresso e in uscita si potrebbe generare un incremento  di errori nella movimentazione- preparazione delle merci e con un incremento della possibilità di danni alle merci nelle zone di transito;

layout a flusso a “L”: questa configurazione prevede che l’area destinata al ricevimento e spedizione delle merci siano posizionate su due lati attigui del magazzino. Rispetto alle precedenti soluzioni, la presente offre un’indipendenza tra area di ricevimento e di spedizione e l’automatica eliminazione del rischio di interferenza tra i flussi in ingresso e uscita.

Le principali problematiche da affrontare

Le principali problematiche che si affrontano nell’organizzazione di un nuovo magazzino o nella ristrutturazione di quello esistente si possono ripartire in tre categorie e sono legati ad aspetti fisici, operativi e/o gestionali.

Per gli aspetti fisici i principali problemi possono insorgere nella definizione delle superfici e dei volumi necessari; nella definizione del layout di massima; nella scelta delle strutture di posizionamento; nella selezione dei mezzi-attrezzature di movimentazione e infine nella definizione del layout definitivo da adottare.

Per rispondere a queste problematiche si devono prendere in esame le dimensioni strutturali dell’edificio (per sfruttare la superficie di pavimento e lo spazio in altezza con opportune soluzioni di logistica di magazzino), le attività che in esso si svolgono, la tipologia merceologica dei prodotti (dimensione, volume, peso, frequenze di movimentazione), il numero di referenze da stoccare per ogni categoria, etc..

Dal punto di vista operativo, i principali aspetti da affrontare sono nell’ordine la tipologia di mezzi di trasporto utilizzati per l’ingresso ed uscita dei prodotti dal magazzino, le procedure di ricevimento e controllo quanti-qualitativo dei materiali, il posizionamento dei materiali a magazzino, i sistemi di picking utilizzati, l’utilizzo di imballaggi secondari per la spedizione e le modalità di formazione delle unità di carico.

Per risolvere i problemi operativi c’è la necessità di analizzare la merceologia movimentata, il mix dei prodotti, il numero di referenze, eventuali stagionalità, etc..

Fra le problematiche di ordine gestionale nella organizzazione delle attività di un magazzino si segnala la definizione dei livelli di scorta, le modalità e frequenza degli inventari, la gestione e utilizzo delle risorse umane (esistono diverse opzioni: personale dipendente, esterno di cooperativa o misto tra dipendente ed esterno), la gestione dei costi e infine le modalità di controllo della produttività del magazzino.

Nella gestione di un magazzino, le problematiche da gestire sono innumerevoli, ma insistiamo  sulla definizione di un corretto livello di scorta che permette all’impresa industriale e/o di distribuzione di prodotti di continuare a lavorare senza intoppi. Per far ciò è necessario possedere una buona conoscenza del mercato in cui si opera, con una condivisione dei dati e delle previsioni di vendita, tra tutti i responsabili delle diverse funzioni aziendali. Infine, un efficiente gestione degli inventari, delle risorse umane, dei costi e il costante controllo della produttività del magazzino sono attività basilari per mantenere una azienda competitiva e al passo con le esigenze della clientela.

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