Sta arrivando l’e-CMR

e-CMR
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Ratificata di recente in Italia, la lettera di vettura elettronica per i trasporti
internazionali delle merci su strada (e-CMR) si sta gradualmente diffondendo in
Europa in sostituzione (ma con lo stesso valore probatorio) del documento
cartaceo. La sua introduzione faciliterà e semplificherà le procedure
logistiche, amministrative e contrattuali nelle spedizioni stradali delle merci,
riducendo gli errori e risparmiando tempo e costi.

La sfida attuale per il trasporto delle merci, ma più in generale per l’intero comparto della logistica, è quella di puntare su processi strutturati e digitalizzati, dove le parole d’ordine sono: innovazione, sostenibilità e formazione delle risorse umane. La Banca Mondiale ha stimato qualche anno fa che approssimativamente 5 documenti su 100 tra quelli in circolazione a livello internazionale si riferiscono a spedizioni di merci.

Di conseguenza, sono del tutto evidenti le ragioni per cui bisogna puntare sulla dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti di trasporto: l’introduzione della lettera di vettura elettronica e-CMR è la soluzione attesa da tempo dalle imprese per semplificare la gestione del documento che accompagna i trasporti internazionali delle merci su strada.

La sua graduale diffusione dovrebbe consentire di superare le criticità legate alla restituzione della copia cartacea della lettera di vettura per attestare l’avvenuta consegna delle merci al destinatario. L’Italia, dopo una fase di sperimentazione organizzata nel 2022 con la collaborazione di Unioncamere, di recente ha ratificato il protocollo addizionale alla convenzione CMR, ultimo passaggio formale necessario per l’introduzione sul territorio nazionale dell’e-CMR.

La ratifica del protocollo è stata pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 73 del 27 marzo 2024 e ufficializzata il 28 marzo 2024 con la Legge 08/03/2024 n. 37 “Adesione della Repubblica Italiana al protocollo addizionale alla Convenzione sul trasporto internazionale di merci su strada (CMR), concernente la lettera di vettura elettronica, fatto a Ginevra il 20 febbraio 2008”.

Cos’è l’e-CMR

L’e-CMR rappresenta una rivoluzione che consentirà la digitalizzazione completa e alla fonte del principale documento di trasporto utilizzato dalle aziende quando devono importare o esportare le merci. Si tratta di una soluzione che permetterà a mittenti, destinatari e operatori del settore di eliminare completamente l’uso di documenti cartacei e di lavorare in modo molto più efficiente e sostenibile.

Infatti, non appena un carico verrà consegnato al trasportatore, il documento verrà firmato digitalmente dall’autista e in seguito dal destinatario, con la prova in tempo reale dell’avvenuta consegna a tutti gli attori coinvolti nella catena di trasporto. Non ci saranno più scocciature dovute alla scansione o alla necessità di compilare a mano le informazioni obbligatorie da inserire nel documento di trasporto (come previsto dalla convenzione CMR di Ginevra del 1956); sarà la fine di archiviazioni e ritardi a livello amministrativo, lamentele riguardo dati errati, mancanti o illeggibili.

Grazie all’adozione dell’e-CMR, tutte le operazioni (comunicazione di dati, firma per ricezione o consegna, monitoraggio delle spedizioni, archiviazione ecc.) potranno essere racchiuse in un semplice file, sempre disponibile per l’invio a chi ne farà richiesta o recuperabile in ogni momento da chi ne ha la necessità. L’impiego dell’e-CMR si allinea anche con gli obiettivi di ottimizzazione ed efficientamento della filiera logistica e dei trasporti, che sono oggetto del Mobility Package europeo, con riferimento al Regolamento (UE) 2020/1056 relativo alle informazioni elettroniche sul trasporto merci (eFTI), le cui disposizioni saranno efficaci a partire dal prossimo 21 agosto.

Una versione elettronica con lo stesso valore probatorio e responsabilità

L’e-CMR rivoluzionerà le relazioni tra i cinque attori coinvolti nella catena del trasporto stradale, ossia mittente, destinatario, vettore-trasportatore, autista e autorità di controllo (polizia, finanza, carabinieri ecc.) e doganali. La progressiva diffusione della lettera di vettura elettronica consente infatti di mantenere intatti i capisaldi della Convenzione originaria del 1956, mettendo a sistema tutti i soggetti coinvolti nella catena del traspor to con numerosi vantaggi.

I documenti della CMR cartacea e quello digitale dell’e-CMR sono equivalenti dal punto di vista probatorio e delle responsabilità: l’e-CMR produce quindi i medesimi effetti del format cartaceo in ambito di attribuzione delle responsabilità tra gli attori coinvolti nella catena del trasporto. Deve contenere le stesse informazioni del documento cartaceo, mentre le procedure utilizzate per l’emissione della lettera devono garantire l’integrità dei dati in essa contenuti dal momento della generazione sino alla firma finale.

Per avere validità, l’e-CMR dev’essere autenticata dalle parti contrattuali mediante una firma elettronica affidabile – dove con firma elettronica si intendono i dati in formato elettronico allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione. L’affidabilità della firma elettronica è tale se vengono rispettate le seguenti condizioni: è connessa univocamente al firmatario; permette di identificare il firmatario; è stata creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e infine è collegata ai dati a cui si riferisce in modo che ogni eventuale modifica sia identificabile.

Gli step dalla CMR cartacea all’e-CMR

Il 19 maggio 1956 è stata sottoscritta a Ginevra, da parte di 9 Stati, la Convenzione CMR (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route), ratificata nel corso degli anni dalla maggior parte degli stati europei e non europei (a oggi sono 55 quelli che hanno aderito). Il documento, nato in seguito al forte incremento degli scambi commerciali dopo la seconda guerra mondiale, mira a standardizzare le norme che regolano i contratti di trasporto internazionale di merce su strada (soprattutto per quanto concerne le responsabilità di mittente, destinatario e vettore) e a uniformare i documenti prodotti per la consegna delle merci.

Nel 2008 è stato inserito nella convenzione CMR un protocollo aggiuntivo, riguardante la possibilità di utilizzare la CMR elettronica. La trasformazione dei processi della logistica e dei trasporti dovuta alle tecnologie digitali ha portato alla definizione del “Protocollo addizionale della Convenzione concernente il contratto di trasporto internazionale di merci su strada (CMR), relativo alla lettera di vettura elettronica (e-CMR)”, entrato in vigore il 5 giugno 2011 in risposta alle esigenze di operatori economici e governi per una digitalizzazione dei documenti di trasporto/viaggio.

Nel 2019 sono stati contati undici Paesi aderenti a questo nuovo sistema elettronico, cioè: Bulgaria, Repubblica Ceca, Danimarca, Estonia, Lettonia, Lituania, Francia, Paesi Bassi, Slovacchia, Spagna e Svizzera. A essi si sono aggiunti progressivamente nuove nazioni, per cui attualmente l’e-CMR è stata ratificata in quasi tutti i Paesi europei a eccezione di Austria, Croazia, Macedonia, Montenegro, Serbia, Bosnia e Albania.

Lo scorso 4 marzo 2024, l’Italia è stata l’ultima nazione in Europa in ordine di tempo a ratificare l’adesione della Repubblica italiana al protocollo addizionale alla convenzione CMR. La recente ratifica rappresenta un importante passo verso la semplificazione delle procedure logistiche e la digitalizzazione dei documenti, previste dal PNRR anche in chiave di transizione green.

Al contempo, costituisce un’opportunità per le imprese di efficientare le proprie operazioni, riducendo l’utilizzo di documentazione cartacea, e di monitorare in tempo reale e da remoto lo status dei documenti a supporto delle spedizioni.

I risultati della sperimentazione e-CMR Italy

Attraverso il progetto e-CMR Italy, promosso da Unioncamere e Uniontrasporti e realizzato tra 2022 e 2023, è stato possibile testare sul campo il funzionamento dell’e-CMR, valutandone i benefici ed elaborando alcune linee guida per superare possibili elementi critici.

Nella fase di sperimentazione, sono stati realizzati oltre 100 viaggi di test in cui l’e-CMR è stata utilizzata in forma ibrida, ossia parallelamente alla tradizionale CMR cartacea. I Paesi esteri coinvolti nei viaggi, sia come destinazione sia come origine dei trasporti, sono stati: Belgio, Francia, Germania, Paesi Bassi, Portogallo, Romania, Spagna e Svizzera. Il progetto ha permesso di comprendere l’attuale situazione della gestione del trasporto internazionale su strada in Europa facendo luce sulle lacune esistenti e sui potenziali ostacoli per l’utilizzo degli strumenti digitali.

Il monitoraggio in tempo reale delle operazioni ha permesso di valutare i vantaggi della digitalizzazione dei documenti e allo stesso tempo di identificare gli aspetti critici, di cui le aziende devono tener conto.

Sul piano pratico-operativo dalla sperimentazione, sono risultati evidenti i vantaggi legati all’adozione della lettera di vettura elettronica, e precisamente:

  • i costi e i tempi di gestione inferiori (con una riduzione dei costi fino al 60% – anche se la questione non è chiara e semplice da valutare. Per esempio, un operatore logistico internazionale ha valutato in 34,00 euro la gestione full-cost della versione cartacea; per la versione digitale e-CMR, il costo è stato pari a 14,00 euro per documento, con un risparmio di 20,00 euro);
  • la semplificazione nell’organizzazione di una spedizione stradale, accelerando i processi e aumentando di pari passo la trasparenza e la tracciabilità delle merci lungo l’intera supply chain management;
  • la fatturazione più veloce e accesso alle informazioni sullo stato delle spedizioni in tempo reale (il che permette di conoscere con precisione i tempi di consegna e ricevere al tempo stesso sempre le fatture corrette);
  • la riduzione delle problematiche connesse agli errori umani (rettifiche, modifiche ecc.)
  • l’abbattimento dell’impatto ambientale grazie all’eliminazione della carta, seguendo l’approccio paperless;
  • il monitoraggio della spedizione in tempo reale (con benefici legati alla verifica immediata della consegna della merce e di eventuali danni o mancanze) e gestione tempestiva del documento di trasporto.

I problemi e ostacoli emersi durante la fase sperimentale sono stati in primis:

  • la formazione e la collaborazione del personale viaggiante, principalmente perché alcuni non conoscevano né l’inglese, né il tedesco, né il francese e tantomeno l’italiano;
  • il passaggio delle informazioni in formato elettronico tra i vari autisti che si sono avvicendati nel trasporto;
  • la difficoltà di utilizzo dell’applicazione da parte degli autisti e i limiti legati all’applicazione stessa, perché il back-office purtroppo non sempre eseguiva correttamente la procedura di inserimento dati all’interno della piattaforma;
  • la necessità che le imprese di trasporto procedano a integrare, se l’e-CMR inizierà a essere utilizzata su vasta scala anche in Italia, il proprio sistema gestionale aziendale con la piattaforma e-CMR, in modo da non dover inserire due volte i dati nel loro sistema di gestione delle spedizioni.

Qualche prospettiva per il futuro del settore logistico

Gli effetti certi legati all’introduzione dell’e-CMR indicano che il processo di transizione dal documento cartaceo a quello digitale dovrà avvenire gradualmente, con una fase prolungata di coesistenza di entrambe le forme. L’introduzione dell’e-CMR deve però essere letta e implementata come uno dei primi passi verso la trasformazione digitale per quanto riguarda il mondo della logistica e del trasporto in Italia.

Sicuramente la lettera di vettura elettronica rappresenterà un parametro aggiuntivo per selezionare i fornitori di servizi di trasporto stradale. Per quanto riguarda l’offerta delle imprese di trasporto, invece, rappresenterà un vantaggio competitivo che creerà valore aggiunto per il cliente e sposterà l’attenzione dalle tariffe all’innovazione, in quanto faciliterà e semplificherà le procedure logistiche, amministrative e contrattuali necessarie per la spedizione stradale delle merci.

La diffusione dell’e-CMR permetterà di migliorare l’efficienza della catena logistica, riducendone l’impatto ambientale e i relativi costi visto che non sarà più necessario stampare e/o fotocopiare i documenti cartacei. Rimane ovviamente da superare la difficoltà legata alla riluttanza al cambiamento manifestata da parte di alcuni dei soggetti coinvolti nella catena del trasporto: la mancanza di infrastrutture digitali a sostegno dello sviluppo su vasta scala della lettura di vettura elettronica fa infatti esitare molte aziende di autotrasporto (soprattutto quelle di piccole dimensioni e poco strutturate) di fronte all’idea di sostituire un documento a loro familiare con uno completamente nuovo.

Per superare le barriere al cambiamento dovrà essere messa in campo una serie di iniziative volte a semplificare l’adozione di questo strumento da parte delle imprese, con interventi rivolti all’alfabetizzazione digitale del personale e al sostegno per l’adozione delle necessarie piattaforme digitali, a partire dalla loro integrazione con i sistemi IT utilizzati dalle imprese.

E-CMR - I PRINCIPALI VANTAGGI
  • Permette all’intera filiera del trasporto (mittente, trasportatore e destinatario) di ottenere informazioni e notifiche in tempo reale sui principali passaggi del trasporto (presa in carico, movimentazione e consegna) e lo stato generale delle merci nel luogo di destino;
  • Rappresenta una procedura semplice e paperless a basso impatto ambientale, con minori costi di archiviazione;
  • Grazie al formato elettronico, si possono anche attivare eventuali azioni correttive o informative e procedere alla fatturazione subito dopo la consegna della merce;
  • È possibile produrre in automatico il documento di trasporto in più lingue, senza necessità di extra-costi di traduzione (con evidenti vantaggi nei traffici con l’estero e in particolare nei Paesi extra-UE);
  • È possibile utilizzare piattaforme/portali multilingue per la gestione e organizzazione di trasporti stradali internazionali;
  • Il format elettronico non solo facilita le procedure, rendendo il documento sempre disponibile (per esempio, non capiterà più di smarrire le lettere di vettura, riducendo così i problemi amministrativi), ma al contempo semplifica i processi, aumentando contestualmente la trasparenza e la tracciabilità lungo l’intera supply chain management;
  • Verranno ridotti i tempi per l’accesso e il recupero dei dati;
  • Verrà ridotta fortemente la possibilità di errore umano nella compilazione della lettera di vettura;
  • Sarà maggiore la rapidità di risposta in occasione di controlli sulla strada da parte degli organi di vigilanza (dogana, polizia, guardia di finanza ecc.);
  • Si semplificano i processi amministrativi grazie a una maggiore velocità di fatturazione (grazie alla prova di avvenuta consegna in tempo reale);
  • Ci sarà il beneficio per l’onere probatorio di consegna merci in altro paese UE, ai fini di non imponibilità IVA delle cessioni intracomunitarie.

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