Outsourcing logistico, perché e come?

La logistica in outsourcing sta diventando un fattore competitivo sempre più importante. Attualmente, la gestione della logistica richiede competenze specifiche, personale preparato, reattivo e multilingue e come funzione aziendale strategica influenza sensibilmente costi e redditività.

La scelta strategica in una azienda tra una gestione diretta della propria logistica ed una affidata ad operatori terzi specializzati dipende da numerosi fattori quali:

• strategia aziendale
• tipologia di prodotto e suo grado di lavorazione
• organizzazione produttiva
• mercato
• canali di vendita da servire
• volontà/capacità di investire risorse finanziarie
• presenza di risorse umane preparate e qualificate
• livello di cultura logistica presente in azienda.

Nel contesto attuale dell’economia caratterizzato da un costante e rapido mutamento, vista la forte instabilità e turbolenza nei mercati nazionali ed internazionali, associati all’incremento dei costi e della complessità nella gestione delle attività logistiche, si impone a livello aziendale un diverso spirito di adattamento strategico, culturale ed organizzativo, che richiede flessibilità, rapidità al cambiamento e capacità di rinnovarsi continuamente per soddisfare sempre e comunque le esigenze della clientela. In linea generale possiamo dire che una azienda con una buona logistica generalmente è leader di filiera.

Al concetto di innovazione vanno legate anche la capacità di progettare e gestire nuove modalità di servizio al cliente, nuovi contenuti e prestazioni dei prodotti, nuove tecniche di produzione e commercializzazione, nuovi modi per gestire il time to market e nuove modelli di organizzazione logistica oggi elemento strategico fondamentale per la competitività delle aziende sui mercati finali. Si tratta quindi di individuare un’efficiente ed equilibrata combinazione tra le risorse interne ed esterne dell’azienda, valorizzando un approccio sistemico orientato a governare problematiche gestionali e strategiche di natura logistica e non solo.

Il significato strategico dell’outsourcing logistico

In ambito logistico, uno strumento gestionale attraverso cui perseguire tali obiettivi è la pratica dell’outsourcing, che rappresenta per l’azienda un ripensamento della propria posizione competitiva nel mercato di riferimento o ancora meglio, una rivisitazione strategico-organizzativa delle modalità di operare esternalizzando ad un provider logistico, la gestione operativa di una o più fasi/funzioni, al fine di ottenere un miglioramento delle performance complessive.

Nel contesto di mercato attuale, risulta difficile e dispendioso per una impresa occuparsi direttamente di tutte le fasi e processi coinvolti nella supply chain aziendale. In alcuni casi le aziende non hanno gli strumenti, le attrezzature e le risorse umane sufficienti ad organizzare e monitorare tutti i passaggi della catena logistica. L’outsourcing logistico può rappresentare una soluzione a molti problemi, visto che le aziende possono delegare, a uno o più operatori logistici un ampio e variegato ventaglio di servizi, sfruttando il loro know-how e facendo gioco-forza sulle loro capacità distintive per migliorare la loro competitività nei mercati di riferimento.

I servizi logistici più comuni che vengono esternalizzati vengono chiamati anche “basics services” e comprendono il trasporto primario o secondario; le attività di stoccaggio e magazzinaggio (picking e handling) e la gestione amministrativa delle attività; da non confondere con quelli più articolati ossia i “Value Added Services” per attività di assemblaggio, confezionamento, kitting, co-packing, customer care.

Perché terziarizzare

Sono essenzialmente tre gli ambiti in cui l’outsourcing logistico può apportare dei vantaggi in ordine di costo, qualità e tempo. Vi sono poi altri aspetti che riguardano la sicurezza, la possibilità di poter usufruire delle competenze specialistiche dell’operatore logistico e delle più recenti attrezzature, mezzi di movimentazione e soluzioni IT. Per quanto concerne i costi, il fattore più importante è sicuramente il passaggio dei costi logistici da fissi a variabili per le attività che l’azienda esternalizza. Una maggiore trasparenza dei costi, infatti quando un’azienda svolge direttamente le attività logistiche risulta complicato quantificare e monitorare il costo di ogni singola fase.

Indipendentemente dalla specifica attività di logistica di magazzino, assemblaggio, kitting, controllo di qualità, picking manuale e/o massivo o di trasporto e distribuzione, il provider logistico per le attività quotidiane di routine, propone un tariffario che consente all’azienda di conoscere gli effettivi costi che gli verranno addebitati alla fine di ogni mese. Inoltre, il costo sarà espresso nella unità di misura coerente con la tipologia di prodotto e sue logiche di vendita (a pezzo, a cartone, a pallet, a chilogrammo, etc.) e sarà variabile in funzione dei volumi di merce effettivamente trattati dall’operatore logistico. Al contrario, se una azienda non esternalizza la logistica, dovrebbe comunque sostenere dei costi fissi indipendentemente dai volumi di merce movimentati (costi per il personale, pulizia, energia elettrica, affitto del magazzino, ammortamento o noleggio dei mezzi di movimentazione, etc.).

In definitiva, l’outsourcing logistico permette all’azienda una chiara e trasparente visione dei costi effettivi, permettendole di calcolare facilmente l’incidenza dei costi logistici in rapporto ai costi totali aziendali. La qualità del servizio offerto da un operatore logistico rappresenta un secondo fattore chiave nella selezione da parte di una azienda. I provider logistici danno accesso ad economie di scala, ma soprattutto garantiscono ad una azienda la possibilità di poter disporre di competenze distintive e di strumenti e attrezzature specialistiche e innovative.

L’abilità di un operatore logistico si misura anche nella capacità di spiegare e tranquillizzare il cliente sui vantaggi e svantaggi della soluzione logistica proposta. All’azienda che sta valutando l’esternalizzazione di alcune attività logistiche, spiega con franchezza e sulla base delle esperienze pregresse vantaggi e svantaggi legati ad una gestione affidata a terzi del processo logistico – in sintesi a cosa va incontro perseguendo il progetto indicandogli le fasi ed i tempi di start-up e conduzione del progetto.

Per le ragioni sopra elencate, diversi operatori logistici hanno introdotto delle figure specifiche responsabili della gestione e controllo qualità che si occupano di predisporre report mensili o annuali per monitorare il livello di servizio erogato attraverso dei K.P.I. (Key Performance Indicators) che vengono identificati preliminarmente all’avvio del contratto di outsourcing logistico. I responsabili organizzano dei sopralluoghi e controlli in magazzino, oltre a organizzare eventi di formazione specifici e/o incontri periodici di verifica del gradimento dei servizi offerti.

Il fattore umano è sicuramente quello più importante fra tutti, perché gli operatori si avvalgono di personale costantemente formato ed esperto in grado di gestire gli andamenti variabili della domanda, soprattutto per le merci stagionali o con picchi in alcuni periodi dell’anno. Inoltre, gli operatori logistici utilizzano dei software di magazzino sviluppati appositamente per le loro attività caratteristiche e denominati WMS (Warehouse Management System). Grazie a questo supporto informatico, una azienda può inviare direttamente l’ordine che ha ricevuto dal suo cliente all’operatore logistico, che si occuperà di tutte le attività necessarie alla evasione e consegna della merce. Naturalmente una corretta interfaccia informatica tra azienda ed operatore logistico consente di ricevere ed inviare in modo flessibile tutte le informazioni in formato elettronico, ottimizzando tempi e costi.

Il vantaggio in termini di tempo è legato al fatto che l’azienda committente con la sottoscrizione di un contratto di outsourcing logistico, snellisce tutte le operazioni in capo alla funzione logistica, dall’assunzione e formazione del personale, fino alle operazioni di magazzino o di organizzazione delle spedizione delle merci. Nei casi di disservizi o problemi, ad esempio nei luoghi di carico o di scarico, la capacità dell’operatore logistico offre all’azienda la possibilità di poter contare su una soluzione nel più breve tempo possibile.

Le aziende committenti di medio-grandi dimensioni normalmente organizzano su specifiche piattaforme dei tender per l’affidamento delle attività logistiche, in cui vengono valutati molteplici aspetti come ad esempio:

• condizioni economiche
• posizione geografica dei magazzini
• qualità tecnico costruttive degli immobili logistici
• precedenti esperienze nel settore, certificazioni di qualità, etc.).

Infine, tra gli elementi presi in considerazione dalle aziende vi è sicuramente anche la garanzia che i prodotti vengano stoccati in centri logistici protetti e sicuri. Da questo punto di vista, il valore della merce stoccata a magazzino condiziona notevolmente la scelta del centro logistico, al punto che in alcuni casi le aziende committenti, richiedono standard di sicurezza talmente elevati che spesso sono difficili da garantire per un qualunque operatore logistico.

I possibili svantaggi della terziarizzazione

Quando un’azienda decide di terziarizzare le attività logistiche, inevitabilmente ci saranno anche degli svantaggi che si presenteranno, ma che potranno essere gestiti. In primis la preoccupazione iniziale dell’azienda nel constatare che i propri prodotti verranno gestiti e controllati a magazzino da un operatore terzo. In questo caso è fondamentale la corretta selezione dell’operatore logistico, in modo che lo stesso sia in grado di tranquillizzare e soddisfare completamente l’azienda committente. In questi ultimi anni, le aziende prestano una maggiore attenzione a tutti gli aspetti legati alla riservatezza e alla privacy, al punto che patto di riservatezza costituisce uno dei documenti necessari per l’avvio del progetto di outsourcing logistico. Inoltre, bisogna considerare anche la possibile demotivazione del personale che rimane in azienda. Se quest’ultima aveva prima la gestione diretta delle attività logistiche, la scelta di terziarizzare rischia di compromettere i rapporti con i lavoratori che fanno parte di quel reparto. Anche la possibilità di trasferire quel ramo aziendale presso l’operatore logistico potrebbe comunque portare a conflitti all’interno dell’ambiente lavorativo, che possono influenzare l’intera operatività.

I modelli di outsourcing logistico

In materia di terziarizzazione delle attività logistiche, l’esperienza insegna che non esistono modelli o verità certe, soluzioni la cui validità non sia sottoposta alla verifica del tempo o all’’evoluzione delle politiche di business aziendale. Certamente, bisogna avere le idee molto chiare sul modello di outsourcing e su quali soprattutto sono le aspettative legate a questa scelta strategica. Le attività e tipologia dell’azienda e il settore di appartenenza influenzano le modalità con le quali vengono terziarizzare le attività logistiche.

I modelli di outsourcing logistico più diffusi sono tre e precisamente:

1. terziarizzazione delle attività di magazzino;
2. ricevimento e distribuzione dei prodotti ad un provider logistico;
3. creazione di una società dedicata all’interno di una azienda per la gestione delle attività logistiche interne o, in alternativa, anche nei confronti di aziende terze e costituzione di una joint venture tra azienda committente e operatore logistico.

Conclusioni

Prima di poter sfruttare i vantaggi dell’outsourcing, un’azienda è chiamata a prestare attenzione a diversi fattori e precisamente:

• un’analisi sull’esigenza effettiva dell’azienda a terziarizzare le proprie attività;
• una valutazione delle risorse e potenzialità già disponibili internamente;
• un’attenta ricerca e selezione degli operatori logistici presenti sul mercato e non da ultimo una valutazione-confronto asettico tra rischi e benefici.

L’operatore logistico deve impostare dall’inizio del rapporto con il cliente, un sistema di relazioni coerenti alla definizione del contratto d’appalto precisando attentamente le attività oggetto del contratto d’appalto di servizi, le attrezzature idonee al mantenimento e miglioramento del servizio, del livello di qualità richiesta, le risorse umane da impegnare in relazione ai carichi di lavoro, la struttura di movimentazione e di gestione dell’ordine.

Se una azienda intende instaurare un rapporto di partnership con un provider logistico, deve avere ben chiaro che questa scelta richiede un salto concettuale, dove si può concentrare tutta l’operatività nelle mani di un solo fornitore, che si deve saper qualificare, passando da un rapporto tradizionale a un rapporto di partnership e non da ultimo da una visione opportunistica limitata a breve termine, ad una più aperta con orizzonte il medio e lungo termine.

Molte aziende, potrebbero trarre grandi vantaggi dall’outsourcing logistico, ma non lo fanno per diversi motivi. In primis alcune aziende temono di perdere competenze distintive che hanno acquisito nel corso degli anni. Da una parte questa posizione è condivisibile, ma in realtà le risorse umane che in precedenza si occupavano a vario titolo delle attività terziarizzate possono essere impiegate in altri reparti e/o per potenziare e migliorare i servizi di customer care e assistenza clienti. In altri casi interviene un elemento psicologico ossia i vertici aziendali temono di affidare la gestione dei propri prodotti a magazzino – perdendoli di vista – in quanto presso la sede dell’operatore logistico terzo.

In generale, a monte dell’indecisione sul terziarizzare vi è soprattutto la scarsa capacità di alcune aziende di analizzare rischi e benefici legati all’outsourcing logistico. Se un’azienda non ha un metodo di valutazione interno dei costi e delle prestazioni, risulta impossibile effettuare una valutazione asettica ed obiettiva sulla scelta se terziarizzare. Nella realtà, le ragioni principali che spingono oggi le aziende all’outsourcing logistico, sono la mancanza di spazi a magazzino e di risorse umane formate e preparate per la gestione dei propri prodotti, delle materie prime e delle scorte.