Prenotazione, organizzazione e gestione di una spedizione stradale

L’obiettivo dell’articolo è quello di descrivere in maniera chiara e dettagliata le procedure, le fasi e l’insieme delle attività necessarie per una corretta selezione, prenotazione, organizzazione e gestione di una spedizione stradale.

Il trasporto stradale rappresenta la modalità per eccellenza per ricevere e spedire le merci in ambito nazionale ed europeo. Alcuni però dimenticano che trasportare le merci su un camion non significa solo trasferire dei prodotti da un punto A a un punto B, ma significa prima di tutto pianificare, organizzare, comunicare e assicurarsi costantemente che i prodotti raggiungano il punto di consegna perfettamente integri, al minor costo, nei tempi pattuiti e con la massima soddisfazione del cliente.

Stiamo parlando di una attività complessa – alla quale in alcuni casi le aziende committenti non prestano la dovuta attenzione – che vede il coinvolgimento di molti attori dal mittente, al magazziniere al carico, all’autista dell’automezzo, al disponente traffico che organizza la spedizione, all’addetto al ricevimento e scarico della merce a destino, al destinatario e allo spedizioniere doganale per le spedizioni con origine e/o destinazione extra Unione Europea.

Il trasporto stradale è sicuramente la soluzione più flessibile, in grado di soddisfare le richieste del cliente più esigente, raggiungendo qualsiasi località geografica dal piccolo borgo alla città metropolitana e garantendo un transit time che ancora oggi non può essere comparato con nessuna altra soluzione di trasporto, se facciamo riferimento in particolare alla spedizione di carichi completi e/o partite di merce nel corto-medio raggio.

La contrattualistica nel trasporto

Il trasporto di merce, in generale indipendentemente dalla modalità di trasporto utilizzata, è disciplinato da una serie di regolamenti. Uno di questi è la sottoscrizione di un contratto di trasporto, senza il quale non vengono nemmeno a crearsi le condizioni per il trasporto medesimo. I contratti di trasporto possono essere sottoscritti attraverso una richiesta di preventivo o un’offerta d’ordine.

La richiesta di preventivo precede la stipulazione del contratto e viene effettuata dal committente all’operatore che organizzerà la spedizione, il quale provvederà a fornire le informazioni richieste dal cliente. Il cliente può essere il mittente o il destinatario e in genere, a meno che non venga specificato all’interno della richiesta, sarà anche il destinatario della fattura per il pagamento del nolo accordato.

Di quali dati ha bisogno il trasportatore per elaborare l’offerta di trasporto merci? La richiesta di preventivo deve sempre contenere una serie di informazioni fondamentali:

• indirizzo della località di ritiro e data di approntamento merce;
• data e orari di apertura e chiusura del magazzino a partenza;
• indirizzo della località di consegna e orari di apertura e chiusura del magazzino ed eventuale tassatività della consegna (con orario prestabilito e prenotazione dello scarico obbligatoria);
• dimensioni, peso e valore della merce da spedire;
• tipologia del mezzo richiesto (furgone, motrice, semirimorchio) e delo specifico allestimento (telonato, furgonato, pianale aperto, tetto copri-scopri, centina alza- abbassa, buca porta coils, sponda idraulica, pianale di carico in legno per ancoraggio della merce con zeppe, ecc.);
• descrizione della merce sia dal punto di vista qualitativo (tipologia, deperibilità, non sovrapponibilità) e del relativo imballo a perdere e/o a rendere;
• eventuali clausole accessorie: termini e modi di pagamento, ritiro di resi, consegna al piano, ritiro prodotti contestualmente alla consegna.

Dipende dalle dimensioni della spedizione (carico completo e/o parziale), dal periodo dell’anno e dal Paese di destinazione, ma in genere gli ordini di spedizione devono essere prenotati almeno 24 ore prima nei trasporti nazionali e da 2 a 7 giorni in anticipo rispetto alla data di carico in quelli internazionali. Questi sono parametri indicativi, normalmente l’operatore del trasporto fornisce caso per caso i tempi corretti per fare l’ordine di trasporto.

Le fasi che compongono una spedizione stradale  

Dal punto di vista cronologico, le fasi che compongono l’organizzazione di una spedizione stradale sono quattro e precisamente: ricerca, selezione, affidamento e gestione del trasporto.

Di solito, la prima fase prevede che il responsabile della spedizione in azienda invii la richiesta di trasporto, solitamente a mezzo e-mail, ma anche con una telefonata, un sms o un messaggio di WhatsApp, per una delle seguenti tipologie di servizio di trasporto:

• la quotazione e la disponibilità per uno o più trasporti spot, cioè non programmati per carichi FTL (Full Truck Load) o carichi completi, oppure di partite di merce con servizio groupage o carico parziale in linea conosciuto come servizio LTL (Less than Truck Load);
• la richiesta di un nuovo ritiro di merce per una relazione di traffico da un punto di carico a uno di scarico già consolidata e organizzata per una specifica tipologia e quantità di merce, per la quale si dispone già di un tariffario (solitamente questa soluzione è adottata per trasporti a carico completo, ma per prodotti con dimensioni e pesi molto standardizzati può interessare anche spedizioni di partite di merce);
• una quotazione per uno o più carichi di cui ancora non si conoscono le date di ritiro e/o di consegna (ad esempio, quando una azienda sta formulando un preventivo o un’offerta commerciale a un nuovo cliente per un carico completo e/o parziale.

Ricevuta la richiesta di ordine di spedizione, l’addetto alle spedizioni – se si tratta di spedizioni regolate già organizzate in precedenza – contatta tutti gli autotrasportatori e spedizionieri conosciuti per richiedere la disponibilità del mezzo adeguato a rispondere alle specifiche esigenze di tariffa e di servizio, in termini di date di carico e scarico, quantità di merce e tipologia di allestimento dell’automezzo.

Invece, nei casi in cui si tratti di spedizioni non regolari o di una nuova richiesta spot, l’addetto alle spedizioni sulla scorta della lista di potenziali fornitori a cui affidare la spedizione, seleziona il trasportatore o i trasportatori – spedizionieri che sono in grado di soddisfare le necessità del cliente e inoltra a mezzo e-mail una richiesta completa di tutte le informazioni di dettaglio a questi ultimi, per permettere loro di formulare la quotazione più corretta in relazione al servizio richiesto. Per i preventivi senza data certa di esecuzione del trasporto, anche la validità delle condizioni tariffarie.

La priorità con cui evadere le pratiche viene stabilita dall’ufficio spedizioni in relazione all’urgenza della consegna e/o a specifiche esigenze di natura commerciale. A questo punto una volta ricevuti i riscontri dai vari operatori del trasporto e delle spedizioni – che erano stati contattati in precedenza – se il trasporto fa parte di una relazione continuativa (nel caso di riscontro positivo sulla disponibilità del mezzo nelle date richieste, al nolo di trasporto già convenuto), si conferma al cliente la possibilità di eseguire il trasporto; in caso negativo, si propone al cliente la data e quotazione alternativa proposta dal trasportatore.

È buona norma, se la richiesta è associata a una spedizione o più trasporti spot, dopo aver ricevuto i riscontri dai vari fornitori interpellati, selezionare tra le varie offerte ricevute la soluzione più economica e più compatibile con le date di consegna richieste dal cliente. Invece, se la richiesta si riferisce a un preventivo di offerta commerciale, si sottopone al potenziale cliente la migliore offerta ricevuta dal trasportatore/ spedizioniere, segnalando la validità dell’offerta.

In caso la risposta sia positiva, l’ufficio spedizioni conferma il trasporto al fornitore inviandogli l’ordine di trasporto. L’ordine di trasporto deve comprendere tutti i dettagli necessari al trasportatore per organizzare la spedizione e in particolare:

• dati dell’azienda committente;
• numero di ordine progressivo;
• data di emissione dell’ordine;
• azienda destinataria e contatto interno nella medesima  nome dell’operativo dell’azienda committente che ha emesso l’ordine;
• date e luoghi di carico e di scarico;
• eventuali orari per effettuare le operazioni di carico e di scarico e contatti forniti dal cliente;
• descrizione della tipologia di servizio (carico completo, parziale, espresso dedicato, ecc.);
• tariffa di trasporto concordata e termini e modalità di pagamento;
• eventuali istruzioni particolari (esempio: necessità di preavviso telefonico allo scarico, etc.) e condizioni generali che regolano il trasporto.

A questo punto inizia la fase di gestione operativa del trasporto: se le targhe del semirimorchio e/o del trattore stradale che eseguirà il trasporto non sono state fornite al momento della conferma dell’ordine, devono essere richieste al trasportatore almeno il giorno prima della data di carico prevista e dovranno essere subito comunicate al responsabile del magazzino di partenza.

Può essere necessario anche prenotare un booking di carico e di scarico su una piattaforma indicata dal cliente. In questo caso bisogna inserire gli orari di arrivo al luogo di ritiro e di consegna della merce e il nome dell’autista del mezzo. Il giorno del carico il responsabile delle spedizioni verifica con il collega responsabile del magazzino che durante il ritiro della merce sia andato tutto liscio e registra la spedizione nel gestionale dell’azienda per la corretta imputazione dei costi alla specifica vendita.

In ogni fase della gestione operativa possono accadere degli eventi imprevedibili dovuti a molteplici fattori, quali ad esempio: la rottura del mezzo di trasporto, l’insorgenza di blocchi e/o forti rallentamenti sulla rete stradale e fino al meno auspicabile coinvolgimento dell’automezzo in un incidente stradale. L’addetto alle spedizioni deve essere pronto ad affrontare queste situazioni imprevedibili, mantenendo un contatto diretto e costante con l’ufficio operativo del trasportatore, e garantendo un atteggiamento proattivo con il cliente per trovare una soluzione al problema, facendo affidamento sulla sua esperienza e tenendo conto delle necessità e delle possibilità di tutti gli attori coinvolti nel processo della specifica spedizione.

L’importanza dell’organizzazione delle spedizioni

Il contratto di trasporto rappresenta un impegno da portare a termine e per farlo sono necessarie una buona pianificazione e organizzazione a cominciare dal percorso e/o tour di consegna. Ad esempio, sono preferibili gli operatori del trasporto che utilizzano sistemi di geo-localizzazione satellitare in grado di fornire informazioni tempestive su code, ingorghi, incidenti e quindi in grado di agire tempestivamente deviando gli automezzi su percorsi alternativi. Inoltre, sono sicuramente consigliabili gli operatori del trasporto che possano valutare l’utilizzo di percorsi autostradali o meno, in grado di sapere se il luogo di carico e scarico stia in zone disagiate o in luoghi dove sono interdette le operazioni di scarico ad alcune tipologie di mezzi stradali.

Buona pratica dell’operatore del trasporto è anche quella di inviare in anticipo le targhe e il nominativo dell’autista che si presenterà al carico della merce. Questo faciliterà anche la programmazione del caricatore, il quale si occuperà di fornire la merce al camionista già opportunamente imballata e pronta per essere trasferita sul vano di carico dell’automezzo, così come la predisposizione dei documenti della spedizione in forma corretta e completa da consegnare all’autista, con un vantaggio considerevole in termini di risparmio di tempo.

La lista dei documenti necessari per organizzare una spedizione stradale varia principalmente in relazione alla destinazione delle merci in ambito nazionale, intracomunitario o extra-comunitario. Per i trasporti nazionali, il D.P.R. 549/96 ha introdotto nel nostro ordinamento il Documento di Trasporto (DDT) in sostituzione della bolla di accompagnamento. A seguito di questa normativa le spedizioni su tratte nazionali non devono più essere accompagnate da alcun documento, salvo alcune eccezioni, qualora la fattura venga spedita e consegnata entro le ore 24 del giorno in cui è stata effettuata l’operazione.

Nei trasporti internazionali c’è una specifica documentazione obbligatoria che, a differenza del DDT, deve accompagnare la merce durante l’intero tragitto. Nelle spedizioni intracomunitarie è obbligatoria la CMR (Lettera di Vettura per Trasporti Stradali Internazionali); per trasporti extracomunitari si aggiungono alla CMR la packing-list, la fattura commerciale e la polizza doganale per l’esportazione e/o importazione.

Si sottolinea che, nel caso di una spedizione stradale groupage o LTL (Less than Truck Load), dovranno essere consegnate all’autista del mezzo più CMR, una per ogni partita di merce presente all’interno del vano di carico dell’automezzo. La packing list non è un documento obbligatorio, lo diventa solo per le spedizioni extra europee e di fatto rappresenta una lista dove viene indicato il numero dei colli, le dimensioni ed il peso di ogni collo. La packing list contiene tutte le informazioni utili al trasportatore per fare dei controlli e consentire un rapido riconoscimento delle quantità e tipologie di merci facenti parte di ogni singola spedizione.

Spedizione stradale: come caricare i pallet

ll posizionamento dei pallet sul mezzo di trasporto è regolato dalle dimensioni della merce trasportata e dalle dimensioni del veicolo. Poiché ci sono molte tipologie di pallet con misure standard (di solito 80 x 120 cm., o 100 x 120 cm.) o con misure superiori, gabbie, culle, cavalletti, scatole, ecc., è meglio contattare direttamente gli operatori del trasporto i quali sapranno consigliare il veicolo più adatto alla specifica spedizione.

Di seguito indichiamo il numero base di pallet standard Europallet 80 120 cm. che possono essere caricati su differenti mezzi di trasporto stradale, i metri cubi di capacità di carico, la portata utile e le dimensioni del pianale di carico (lunghezza, larghezza e altezza):

• veicoli commerciali furgonati: fino a 6 Europallet, 17 metricubi, 1,2 ton. (4,50 x 1,85 x 2,00 m);
• veicoli commerciali telonati: fino a 8 Europallet, 19 metricubi, 1,3 ton. (4,50 x 2,10 x 2,10 m);
• motrici telonate fino a 7,5 tonnellate di Peso Totale a Terra: fino a 16 Europallet, 40 metricubi, 3,40 ton. (6,50 x 2,48 x 2,55 m);
• motrici telonate fino a 12,00 tonnellate di Peso Totale a Terra: fino a 16 Europallet, 40 metricubi, 6,50 ton. (6,50 x 2,48 x 2,55 m);
• motrice a 3 assi telonata fino a 27,00 Tonnellate di Peso Totale a Terra: fino a 24 Europallet, 67 metricubi, 13,5 ton. (9,60 x 2,55 x 2,75 m);
• semirimorchio standard: 33 Europallet, 90 metricubi, 24,50 ton. estero e 30,00 ton. Italia, (13,60 x 2,55 x 2,70 m);
• semirimorchio Mega: 33 Europallet, 100 metricubi, 24,00 ton. estero e 30,00 ton. Italia, (13,60 x 2,55 x 3,00 m);
• autotreno Jumbo (motrice + rimorchio): 38 Europallet, 23 ton. estero e 29 ton. Italia, (7,70 + 7,70 x 2,55 x 3,00 m).

Tutti i carichi che superano queste dimensioni rientrano nella categoria dei trasporti fuori misura, che richiedono un permesso speciale per l’esecuzione e diventano dei trasporti classificati come eccezionali. Le dimensioni massime consentite per automezzi standard sono le seguenti: larghezza massima 2,55 m, altezza massima 4,00 m, lunghezza massima motrice 12,00 m, autoarticolato (trattore + semirimorchio 16,50 m) e autotreno (motrice + rimorchio 18,75 m). Il peso massimo totale a terra consentito dei complessi veicolari (autoarticolati e autotreni) è di 40 tonnellate in Europa e 44 tonnellate per trasporti in Italia, alle quali bisogna aggiungere un 5 % di tolleranza per una massa complessiva lorda di 46,2 tonnellate.