Il tender: un nuovo modello per selezionare e gestire il trasporto

tenderOrganizzare un tender per i servizi di trasporto, ovvero un metodo per calmierare i noli, consente di garantire il miglior rapporto possibile tra qualità ed efficienza dei servizi di spedizione in ingresso e uscita dall’azienda. Quali sono i passi da intraprendere?

I tender, o aste, nel settore del trasporto rappresentano un nuovo metodo di selezione e assegnazione dei carichi. Le motivazioni che portano una società a istituire un tender per i servizi di trasporto sono molteplici: la crescita del business e le conseguenti difficoltà nella gestione interna dei trasporti possono richiedere, per essere più competitivi sul mercato, di calmierare i costi di spedizione, affidando le attività di presa dai fornitori e di consegna alla clientela a operatori del trasporto in grado di fornire tariffe stabili con garanzia di elevati livelli di servizio; in altri casi, a spingere verso questa tipologia di soluzione sono lo scarso livello di servizio o l’eccessiva incidenza dei costi del trasporto o ancora la curiosità e il tentativo di cercare condizioni più vantaggiose.

A livello generale, in un’azienda la gestione dei trasporti, la comunicazione con trasportatori, spedizionieri e corrieri, l’aggiornamento dei database interni, la creazione delle richieste d’acquisto e il controllo e approvazione delle fatture inerenti al servizio rappresentano processi fondamentali, che l’introduzione di un tender può migliorare sensibilmente a livello di efficacia e di efficienza nell’organizzazione, controllo e gestione.

 A cosa servono i tender e chi li dovrebbe utilizzare

L’obiettivo del processo di negoziazione fondato sul tender è quello di sviluppare un accordo tra l’azienda e l’organizzazione del trasporto, che riconosca le esigenze e i costi sostenuti dalle parti coinvolte e identifichi in maniera molto articolata le condizioni e le quantità interessate dal servizio. In pratica, l’azienda che organizza un tender predispone un capitolato nel quale vengono identificate tutte le tipologie di servizio, ripartite per dimensione (normalmente peso, collo, percentuale del valore della merce o altra unità di misura caratteristica del prodotto) destinazione (con un elenco dettagliato di tutti i punti di presa e/o consegna) o infine – soprattutto per piccole spedizioni di collettame – consegna. Dato che la maggior parte delle negoziazioni è basata sulla determinazione del prezzo attraverso il costo del servizio, i trasportatori devono fornire indicazioni precise sulle loro spese. Le tariffe per la distanza percorsa possono essere raggruppate in quattro categorie: in base alla classe, eccezionali, in base ai prodotti e miste.

Normalmente i fornitori di trasporto propongono alle aziende committenti i propri listini, con le destinazioni raggiunte e le tariffe espresse secondo l’unità di misura più indicata a essere confrontata con la tipologia di merce e di spedizione interessata (euro a tratta, a consegna, a tonnellata, a metro cubo, a pallet, a chilometro percorso, in percentuale sul valore della merce trasportata ecc.). Secondo questo sistema, il reparto spedizioni assegna i viaggi, seguendo una logica decrescente e premiando la tariffa più vantaggiosa per area geografica di destinazione.

La scelta dell’operatore logistico non è basata solo sul raffronto tariffario, ma anche su una valutazione dell’affidabilità del fornitore, considerando la possibilità di accedere a servizi accessori alla consegna nonché l’ampiezza e la disponibilità di automezzi per il trasporto. Il sistema consente alle aziende di valutare con cadenza periodica (su base trimestrale, semestrale o annuale) il prezzo medio di trasporto per ogni spedizione, valutando precisamente l’impatto e l’andamento dei costi tramite il confronto con l’anno precedente e con i valori minimi e massimi definiti preventivamente a budget per la stessa destinazione. Più la media dell’anno si avvicina al costo minimo individuato per il singolo trasporto, più la gestione dei trasporti è stata efficiente; al contrario più si avvicina al costo massimo tollerato, minore è la performance ottenuta con lo strumento del tender.

I principali obiettivi e rischi legati all’organizzazione di un tender

Gli obiettivi principali che normalmente spingono un’azienda a realizzare un tender per i servizi di trasporto sono, nell’ordine:

  • strutturare e razionalizzare i fornitori dei servizi di trasporto secondo le varie modalità (strada, ferrovia, mare e aereo), perseguendo una logica sinergica in modo da assegnare a un numero limitato di fornitori della stessa area geografica il trasporto delle merci, al fine anche di sviluppare un maggior consolidamento dei carichi;
  • trovare nuove e più convenienti e sicure soluzioni di trasporto: un esempio può essere il trasporto combinato strada-rotaia o strada-mare per specifiche relazioni di traffico, come alternativa al tuttostrada;
  • aggiornare i listini dei trasporti, stimolando la concorrenza tra gli attori presenti sul mercato: in alcuni casi i tariffari in uso all’interno di un’azienda possono essere obsoleti o, per alcuni servizi, inesistenti; in questo caso, l’operatore si trova costretto a proporre una tariffa spot per quella specifica spedizione;
  • ottimizzare i costi di trasporto: l’obiettivo del tender è principalmente quello di ottenere le tariffe più convenienti presenti sul mercato, ma anche quello di ricercare alternative offerte da nuovi operatori del settore del trasporto e delle spedizioni.

I potenziali rischi connessi all’organizzazione di un tender sono, nell’ordine:

  • introdurre nuovi fornitori di trasporto, che rappresentano un potenziale rischio in quanto l’azienda si trova a operare con nuovi operatori con cui non ha alcuna esperienza pregressa;
  • trovarsi impreparati o avere bisogno di tempi troppo lunghi per far fronte all’identificazione, selezione e affidamento dei carichi, nel caso in cui un’azienda registri una forte domanda di ordini e quindi un incremento delle richieste di spedizione a spot;
  • subire l’influenza della pandemia da Covid-19 e del recente conflitto in corso in Ucraina, che hanno portato a rallentamenti, sbilanciamento dei flussi, incremento dei costi energetici per i diversi sistemi di trasporto, con conseguente incremento dei noli.

tenderLe fasi di realizzazione di un tender

Un tender è una gara per l’assegnazione dell’appalto relativo a un particolare prodotto o servizio, che coinvolge una serie di fornitori titolati ai quali viene richiesta la presentazione di un’offerta. Per lo sviluppo di un tender, è necessario innanzitutto definire la situazione di partenza, ovvero avere una fotografia della condizione in cui si trova l’azienda per quanto riguarda la selezione, gestione e affidamento dei trasporti.

In fase iniziale – se si dispone di dati statistici – occorre consultare il database dei flussi di merce (ammesso che sia disponibile in azienda) al fine di valutare volumi e tipologie delle spedizioni (carichi completi, parziali – groupage e di collettame) in ingresso e uscita per le aree geografiche dove sono ubicati i fornitori e clienti. Occorre quindi individuare una lista dei potenziali fornitori di servizi di trasporto, che saranno invitati a partecipare al tender e che verranno selezionati secondo modalità e criteri definiti preliminarmente dall’azienda.

Agli operatori del trasporto e spedizione invitati a partecipare viene richiesto di compilare un questionario contenente informazioni generali sull’azienda (servizi offerti, Paesi serviti, tipologia di automezzi) e la richiesta di quotazione presentata loro dall’organizzatore del tender, nella quale indicano la propria offerta economica insieme ad altri indicatori riguardanti il livello di tracciabilità delle spedizioni, il rispetto delle finestre di consegna e altre informazioni.

Una volta considerate tutte le offerte ricevute, l’azienda, autonomamente o tramite piattaforme che offrono sistemi avanzati di analisi, assegna il servizio secondo i criteri ritenuti più opportuni. Per la valutazione dell’offerta dei diversi operatori partecipanti, viene considerata una serie di parametri in accordo con le specifiche esigenze e priorità aziendali, quali: tariffa per consegne standard; tariffa per consegne rapide; disponibilità/flessibilità del ritiro per consegne standard; disponibilità/ flessibilità del ritiro per consegne rapide; tempi di consegna proposti per consegne standard; tempi di consegna proposti per consegne rapide; potenziale capacità futura di proporre soluzioni di miglioramento; possibilità di usufruire di sistemi di tracking and tracing delle spedizioni; impegno a sviluppare soluzioni logistiche a supporto e miglioramento del servizio di trasporto in entrata; persone di contatto o banchi di servizio dedicati e iniziative per il miglioramento continuo del livello di servizio.

La capacità di mantenere, dopo l’avvio del tender, elevati livelli di servizio e di prestazione in termini di costi, flessibilità, tempi di consegna viene poi monitorata dall’azienda, che si riserva il diritto di presentare reclami al fornitore fino a escluderlo, in caso di più reclami, dal servizio.

La pianificazione di un tender

Per lo sviluppo e organizzazione ottimale di un tender, è di fondamentale importanza definire delle tempistiche adeguate, con precise scadenze per i trasportatori, corrieri e spedizionieri nello svolgimento delle diverse fasi di attuazione:

  • fase preliminare, studio sui volumi, localizzazione dei fornitori, tonnellate spedite, valore della merce, analisi dei documenti di trasporto, tipologia di imballo utilizzata e relative dimensioni, e, infine, predisposizione dei documenti da fornire ai trasportatori partecipanti;
  • preparazione del portale, individuazione dei contatti dei fornitori di servizi di trasporto da invitare alla selezione;
  • lancio del tender e invio delle rispettive presentazioni e offerte da parte dei vettori selezionati (bisogna prevedere nelle tempistiche alcune settimane nelle quali fornire eventuali chiarimenti ai partecipanti);
  • consegna e selezione del fornitore a seguito della scadenza per la presentazione delle offerte.

Normalmente le aziende più strutturate, in caso di tender molto articolati e comprendenti molte tipologie di servizi, utilizzano piattaforme personalizzate online, strutturate in maniera da rendere visibili a tutti i partecipanti i documenti necessari per aderire: ogni trasportatore, spedizioniere o corriere, tramite la propria pagina personale, ha la possibilità di caricare una breve presentazione dell’azienda e dei servizi forniti e di compilare un file con le quotazioni che intende proporre per le diverse tratte e tipologie di servizio. Ogni partecipante può visualizzare esclusivamente la propria offerta.

Inoltre, normalmente esiste uno spazio dedicato alle domande e ai chiarimenti che i partecipanti al tender possono richiedere all’azienda. In alternativa, le aziende possono predisporre file in Word in cui raccogliere tutte le informazioni sull’operatore e file in Excel dove inserire le quotazioni per le singole tratte, con l’indicazione del numero di spedizioni minime garantite nel tempo (giorno, settimana, mese, anno); i documenti una volta compilati dovranno essere inviati a mezzo e-mail.

Sia l’utilizzo di una piattaforma online, sia l’invio di file a una lista di potenziali fornitori di servizi di trasporto e spedizione permettono all’azienda di analizzare in maniera semplice, omogenea e ordinata le offerte di tutti i partecipanti, selezionando i fornitori ritenuti più in target con le specifiche esigenze di servizio, classe merceologica e canale distributivo.

I documenti per organizzare un tender

Tutti i fornitori di servizi di trasporto e spedizione invitati a partecipare al tender hanno accesso allo stesso pacchetto di documenti e sono liberi di presentare la propria offerta per i servizi e/o luoghi di presa/ consegna di loro interesse. Normalmente il pacchetto comprende: i documenti per l’invito alla partecipazione; la descrizione dei processi di trasporto delle merci in ingresso e uscita dalle sedi dell’azienda; la descrizione della tipologia di fornitori e clienti e, infine, il file con l’elenco delle quotazioni richieste.

Con il documento di invito a partecipare al tender inviato ai trasportatori, spedizionieri e corrieri, viene richiesto ai partecipanti di presentare delle offerte per i servizi di trasporto in approvvigionamento da fornitori nazionali ed esteri e in distribuzione alla clientela. Nel documento vengono riportate molte informazioni generali sulla gara d’appalto e sulla documentazione fornita dall’azienda che organizza il tender, come: le istruzioni, la descrizione delle quotazioni richieste, i criteri di scelta dei nuovi fornitori per i servizi di trasporto e le date di consegna dei documenti facenti parte integrante del tender.

Le specifiche principali possono riguardare, per esempio, il periodo di validità delle quotazioni proposte (solitamente un anno, ma si possono prevedere anche periodi più brevi e gli eventuali supplementi per aumento del carburante, incremento di pedaggi o costi per l’utilizzo di infrastrutture, incremento dei noli dei traghetti, sbilanciamento dei flussi di traffico ecc.). Infine, sono indicati le tempistiche complessive del tender e la deadline che i fornitori devono rispettare per presentare le offerte di quotazione, un elenco dei documenti inviati e i contatti di riferimento in azienda o presso la società esterna che ha curato il tender online per richiedere eventuali chiarimenti.

Nel documento sui processi di trasporto delle merci in ingresso e uscita dall’azienda, viene descritto l’intero processo partendo dalla prenotazione della spedizione, passando per l’organizzazione del carico e la consegna del trasporto, fino alla sua fatturazione.

Vengono inoltre affrontati molti aspetti, come le modalità di preparazione e imballo dei prodotti a carico dei fornitori, le eventuali attrezzature necessarie per effettuare le operazioni di carico e scarico, la necessità di richiedere tutti i permessi e/o autorizzazioni per organizzare il trasporto, i tempi di preavviso minimo che dovranno essere rispettati e comunicati al fornitore per organizzare il ritiro della merce e le informazioni relative all’indirizzo, data e ora di caricamento, indirizzo di scarico, data e ora di scarico (se necessaria), numero di unità di carico, tipologia di imballaggio, dimensioni delle unità di carico, peso lordo e peso netto, descrizione del materiale, numero dell’ordine di acquisto del cliente, termini di consegna, codice doganale per i materiali provenienti o destinati al di fuori dell’Unione Europea e un contatto di riferimento al momento del carico o scarico della merce.