I sistemi di gestione dei trasporti

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TMS Transportation Management SystemL’articolo affronta il tema dei sistemi di gestione dei trasporti conosciuti come Transportation Management System (TMS), evidenziando le principali soluzioni presenti sul mercato, le criticità e i punti di forza del loro utilizzo. I sistemi di gestione dei trasporti nel corso del tempo sono diventati più robusti e ricchi di funzionalità e forniscono risposte più rapide ai consumatori e informazioni più dettagliate alle aziende sull’iter delle spedizioni.

Gli strumenti software dedicati alla logistica dei trasporti

La logistica dei trasporti necessita di strumenti software come i TMS (per esteso: Trasportation Management System) per la gestione delle spedizioni e che devono essere efficienti e in grado di garantire una elevata velocità e precisione delle informazioni, per supportare con efficacia ed efficienza le decisioni e le risposte da fornire al mercato. È un fatto assodato che la crescente complessità e maggiore ricorso al trasporto delle merci nelle diverse formule di utilizzo e composizione-quantità di merce da spedire, vanno assumendo un’importanza crescente nell’ambito dell’intero ciclo logistico.

Gli orientamenti del settore dei trasporti assegnano quindi primaria importanza alla necessità di poter gestire informazioni puntuali ed accurate per una pianificazione, una gestione accurata dei costi di produzione del servizio e un controllo della flotta di automezzi efficiente ed efficace, e che si traduca in una riduzione dei costi di gestione ed un contestuale aumento della competitività per l’azienda. Le aspettative della clientela in merito alle spedizioni continuano a crescere, non solo in termini di consegne precise, puntuali ed a volte da organizzare addirittura nella stessa giornata di ricevimento dell’ordine, ma richiedono anche aggiornamenti in tempo reale.

L’importanza dell’IT nella gestione del trasporto

Le aziende di maggior successo, quando si parla di spedizioni e trasporto, si caratterizzano per un crescente livello di attenzione e percezione nei confronti dell’innovazione tecnologica e gestionale, che all’interno di un contesto strategico aziendale concorre all’acquisizione di un vantaggio competitivo da difendere rispetti ai competitor. Tali innovazioni stanno modificando radicalmente tutto il sistema dei trasporti e della logistica ed in particolare, è dimostrato che, investimenti in logistica possono portare riduzioni notevoli dei tempi legati alla spedizione e alla distribuzione.

Questa nuova tendenza implica l’acquisizione di sistemi tecnologici pensati secondo nuove logiche e che richiedono un forte ripensamento del modello operativo utilizzato dall’impresa nella pianificazione e organizzazione delle spedizioni. La gestione tradizionale delle informazioni e dei documenti presenta differenti problematiche che possono essere schematizzate in un dispendio di tempo e risorse per l’inserimento ripetuto delle stesse informazioni:

  • errori introdotti nella fase di caricamento dei dati e nel loro trasferimento;
  • ritardi nella ricezione delle informazioni, nella elaborazione e trasmissione;
  • inconsistenza, insufficienza o errata impostazione delle informazioni;
  • incompletezza della documentazione;
  • possibili incongruenze delle informazioni dovute alla necessità di inserire più volte le informazioni;
  • indisponibilità delle informazioni richieste quando e dove si rendano necessarie;
  • difficoltà nelle attività di pianificazione, gestione e controllo dell’iter di una spedizione dall’ordine fino alla consegna nel luogo di destinazione.

Inoltre, considerando il fatto che il trasporto è una componente molto onerosa, che, da sola, rappresenta oramai in molti casi circa la metà dei costi logistici complessivi da imputare alle merci.

Dalle considerazioni fatte fin qui, si evidenzia chiaramente la necessità di ripensare e riorganizzare il sistema di distribuzione e trasporto delle merci, dotandosi di un sistema di gestione delle spedizioni tale da migliorare l’efficienza e l’efficacia complessiva e di controllare tutte le attività ed operazioni di una spedizione in modo da assecondare le esigenze e le richieste del mercato.

Un sistema integrato di ricevimento e smistamento delle merci, si basa su un sistema informativo in grado di guidare tutto il flusso delle merci, con le finalità di ridurre o almeno contenere il ritorno a vuoto della flotta di automezzi, di ottimizzare il carico dei vettori in funzione della tipologia di merce e dell’itinerario di distribuzione delle stesse. Inoltre, in funzione del luogo di presa e/o consegna della merce, il sistema gestionale deve provvedere ad identificare le tipologie di vettore idonee alla specifica spedizione, tracciare l’itinerario di minimo costo, tenendo in considerazione la capacità di carico, la possibilità di sovrapporre e le merci in base alla loro tipologia e, infine, di fornire uno schema di carico dei singoli colli/ pallet che compongono la spedizione.

Il sistema informatico, deve quindi essere in grado di identificare rapidamente tutte le informazioni relative alla merce in arrivo attraverso la codifica con codice a barre. Le principali informazioni che devono essere individuate e che andranno trasmesse ad un sistema centrale sono:

  • tipologia delle merci;
  • confezioni;
  • imballi;
  • contenitori;
  • mezzo/mezzi di trasporto;
  • operatori che pos sono effettuare il trasporto;
  • destinazione o destinazioni;
  • tempi di trasporto;
  • necessità di stoccaggi intermedi delle merci;
  • relativa gestione degli spazi.

Inoltre, bisogna organizzare e garantire una perfetta tracciabilità delle merci: individuando il destinatario finale, stabilendo a priori il miglior momento d’invio, tenendo in considerazione la composizione di unità economiche di trasporto, l’ottimizzazione dei percorsi e delle altre merci in arrivo destinate al medesimo cliente o localizzate sullo stesso percorso.

Le caratteristiche dei sistemi di gestione dei trasporti

Caratteristica fondamentale dei sistemi di gestione informatizzata deve essere l’apertura verso altri sistemi, in quanto, per poter raggiungere determinati livelli di efficienza, è fondamentale un dialogo a monte con i sistemi proposti alla spedizione fino alla piattaforma logistica e a valle con i sistemi che si occuperanno della distribuzione delle merci verso le destinazioni finali. Pertanto, il sistema prescelto dovrà garantire lo svolgimento e l’esecuzione di diverse funzioni e contemporaneamente essere totalmente integrato all’interno dell’azienda con gli altri applicativi.
Uno dei motivi principali per l’implementazione di un sistema informativo è non solo la gestione in tempo reale delle diverse operazioni, ma soprattutto nella possibilità di aggiornamento di tutte le informazioni per un loro utilizzo successivo da parte di altri soggetti.

TMS trasporti logisticaCosa sono i TMS

I Transportation Management System (TMS) sono dei software per la gestione integrata e modulare di tutte le operazioni inerenti al trasporto delle merci, effettuate dall’operatore logistico. Con il termine modulare si intende che al programma di base è possibile aggiungere una serie di altri programmi, definiti appunto moduli. I moduli svolgono funzioni non comprese nel programma di base: in pratica sono elementi aggiuntivi per ampliare le funzionalità del programma principale. Il vantaggio consiste nell’avere più funzioni a disposizione, in modo coordinato, dal momento che vi è una comunicazione dei dati tra i differenti software. Ciò consente di evitare errori e ridondanze nelle basi di dati aziendali, oltre che semplificare la manipolazione e visualizzazione degli stessi.

La modularità di questa tipologia di soluzione informatica è fondamentale, in quanto non tutte le aziende hanno necessariamente le stesse esigenze nella gestione e nel monitoraggio, né tantomeno lo stesso budget. La possibilità di avere una versione di base del prodotto, ampliabile con moduli aggiuntivi, consente innanzitutto una maggiore personalizzazione in base ai bisogni aziendali, ma consente anche di risparmiare dando la possibilità di acquistare solamente i moduli necessari. Piuttosto che acquistare un software completo con delle funzioni non necessarie, è meglio comprare un software con solamente alcune funzioni di base, ampliabile a seconda delle necessità. La modularità consente anche una maggiore concorrenza, dal momento in cui i moduli compatibili con il TMS di base non sono necessariamente programmati dalla stessa azienda fornitrice del software. I moduli di un TMS possono svolgere numerose funzioni opzionali, rispetto a quelle di base.

Con il termine gestione integrata si intende invece che, tutte le attività caratteristiche riguardanti il trasporto, possono essere monitorate e gestite grazie al software, sfruttando il principio della modularità per coprire anche le operazioni non gestite dal software di base. In pratica, un sistema di gestione dei trasporti (TMS) è una piattaforma logistica che utilizza la tecnologia per aiutare le aziende a pianificare, eseguire e ottimizzare il movimento fisico dei prodotti, sia in entrata che in uscita, e assicurandosi che la spedizione sia conforme e che la documentazione adeguata sia disponibile. Questo tipo di sistema fa spesso parte di un sistema più ampio di gestione della supply chain management (gestione della catena di fornitura).

A volte noto come una soluzione di gestione dei trasporti o software per la gestione dei trasporti, un TMS fornisce visibilità sulle operazioni di trasporto quotidiane, informazioni e documentazioni sulla conformità commerciale e garantisce la consegna tempestiva di merci e prodotti. I sistemi di gestione dei trasporti semplificano anche il processo di spedizione e rendono più facile la gestione e l’ottimizzazione da parte delle aziende delle operazioni di trasporto, che siano via terra, via ferrovia, via mare o aerea.

Quali aziende possono utilizzare un TMS

I sistemi di gestione dei trasporti vengono utilizzati in larga misura dalle aziende che devono spedire, spostare e/o ricevere merci con continuità nel corso del tempo e in particolare possono essere: aziende di produzione, di distribuzione, commerciali, marketplace, del retail e operatori di servizi logistici e di trasporto come spedizionieri, autotrasportatori, corrieri espressi e tradizionali, pallet network, operatori intermodali, etc.. In pratica, le aziende di tutti i settori possono utilizzare un sistema di gestione dei trasporti.

Perché è importante disporre di un sistema di gestione dei trasporti

I sistemi di gestione dei trasporti svolgono un ruolo centrale nella supply chain aziendale, influenzando ogni fase del processo, dalla pianificazione, all’approvvigionamento, produzione stoccaggio, distribuzione e fino alla gestione del ciclo di vita di un prodotto. L’ampia e precisa visibilità offerta da un potente sistema di gestione dei trasporti, consente una pianificazione ed esecuzione dei trasporti in maniera più efficiente, che si traduce immediatamente in una maggiore soddisfazione da parte del cliente e di conseguenza in un incremento delle vendite e maggiori possibilità di crescita per le aziende.

In un mondo sempre più globalizzato e dinamico, la possibilità di poter disporre di un sistema consente di navigare con successo nei processi complicati relativi alle politiche commerciali e alla conformità di tutte le attività aziendali in tema di procedure, regolamenti, disposizione di legge e codici di condotta. Nel contesto economico attuale caratterizzato dalla necessità a volte addirittura di organizzare la spedizione in giornata e dal monitoraggio in tempo reale, la clientela si aspetta di ottenere quello che vuole e quando lo desidera.

Tenere il passo con le nuove dinamiche commerciali sta esercitando una forte pressione soprattutto nelle imprese tradizionali e di piccole- medie dimensioni, mettendo ovviamente a dura prova le loro supply chain aziendali. Il movimento fisico delle merci è un anello critico nella supply chain, fino a qualche anno fa molto trascurato con la normale consuetudine di vendere i propri prodotti franco partenza ed acquistare dai fornitori con la resa franco destino, ma in questi ultimi anni sempre più aziende si affidano ai sistemi di gestione dei trasporti con l’obiettivo di gestire in maniera diretta, moderna ed efficiente questa attività.

Quali vantaggi può apportare un TMS

I principali vantaggi offerti da una moderna gestione dei trasporti, grazie all’adozione di un Trasportation Management System sono nell’ordine:

  • danno un notevole contributo alle aziende nel pianificare, organizzare, tracciare e ottimizzare il trasporto e distribuzione delle merci;
  • garantiscono una riduzione dei costi di trasporto per l’azienda e per la clientela;
  • sono in grado di semplificare i processi della supply chain nelle diverse aree geografiche, modalità di trasporto e tipologia di operatore logistico e di trasporto;
  • consentono di stare al passo con la costante evoluzione delle normative sul commercio internazionale e che stanno costringendo le supply chain aziendali ad innovarsi ed aggiornarsi costantemente;
  • consentono una automazione dei processi e del flusso documentale per una fatturazione e gestione/archiviazione dei documenti di trasporto più rapida ed accurata;
  • migliorano la visibilità e la sicurezza delle merci in transito presso la sede o di piattaforme logistiche esterne dell’azienda;
  • garantiscono un risparmio di tempo ed un minor numero di passaggi manuali della documentazione accompagnatoria di una spedizione garantendo minori ritardi e tempi di consegna più contenuti;
  • garantiscono un miglior servizio di customer service alla clientela con aggiornamenti in tempo reale sullo stato di evasione di una spedizione e minori ritardi sulla stessa;
  • migliorano la capacità di ampliare il business aziendale garantendo e superando le richieste della clientela di spedizioni sempre più veloci e puntuali.

I criteri di valutazione e scelta di un TMS

Sul mercato sono disponibili numerose soluzioni TMS, che si adattano praticamente ad ogni tipologia di esigenza aziendale. Non tutti i TMS dispongono delle stesse funzionalità di base, e nemmeno la stessa efficienza e precisione nel calcolo e nella definizione delle spedizioni. Dal punto di vista economico è possibile trovare sul mercato un’ampia gamma di prodotti e si può spaziare nello specifico da software molto onerosi, con la necessità di acquisire delle licenze che richiedono un investimento di diverse centinaia di Euro a singola postazione di lavoro; oppure nei software open source (con un codice sorgente pubblico e modificabile da chiunque voglia apportare migliorie o sviluppare nuove funzioni e abbia ovviamente le competenze per farlo) che possono essere in molto casi anche gratuiti.

Occorre però sottolineare che i software open source non garantiscono elevati standard di sicurezza dal punto di vista della privacy, non hanno la solidità dei prodotti a pagamento e, generalmente non offrono un servizio di assistenza clienti. A parità di funzioni disponibili, solitamente i programmi meno costosi sono maggiormente soggetti a bug (ossia malfunzionamenti del software dovuti a degli errori o imprecisioni nella programmazione) o altri inconvenienti, come ad esempio arresti inaspettati.

Un altro aspetto che va considerato nella scelta del TMS più appropriato alle esigenze aziendali è la sua portabilità. La portabilità, indica un processo di trasposizione, a volte anche con modifiche, di un componente software, volto a consentirne l’uso in un ambiente di esecuzione diverso da quello originale.

Infine, bisogna considerare anche gli ambienti di utilizzo di un software. Infatti, per il suo utilizzo, non è assolutamente necessario installare l’applicativo sul proprio computer, ma possibile utilizzare anche altri ambienti di utilizzo dei software come ad esempio il proprio smartphone o tablet. Inoltre, bisogna considerare anche le modalità di utilizzo del software, che può essere utilizzato nei seguenti modi:

  • installazione dell’applicazione in locale;
  • esecuzione di un log-in su un sito internet apposito per accedere a tutti i contenuti in remoto (sicuramente modalità più moderna e versatile);
  • servizio in cloud (l’applicativo è installato fisicamente su un computer in remoto, al quale si accede dal proprio Personal Computer. Con questa modalità non è necessario effettuare elevati investimenti in infrastrutture informatiche.

Infine, l’ultimo elemento che deve essere valutato nella selezione di un TMS è la facilità di utilizzo e di inizializzazione del software. Sicuramente un software più intuitivo sarà più facile da utilizzare per il personale, generando meno problematiche ed errori rispetto ad un software complesso.

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